Informativa ex art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie

1         Riferimento normativo innovativo

Il riferimento normativo innovativo è il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati). Tale Regolamento, avente lo scopo di costituire una base armonizzata comune per gli stati dell’Unione Europea, nel caso italiano di fatto va ad integrarsi con disposizioni di legge già esistenti, come di seguito meglio dettagliato al punto 2.2. In particolare il D. Lgs 30 giugno 2003 n. 196 è applicabile residualmente alle disposizioni non in contrasto con il Regolamento (UE) 2016/679.

2         Chi siamo e cosa facciamo con i vostri dati personali?

L’Istituto Comprensivo DE AMICIS – MANZONI, con sede in ALESSANDRIA, PIAZZA VITTORIO VENETO N. 5, si preoccupa della riservatezza dei vostri dati personali di cui entra in possesso e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

L’Istituto Comprensivo DE AMICIS – MANZONI mette in atto procedure con riferimento alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che vi sono riconosciuti dalla normativa vigente.

2.1        Figure di riferimento e recapiti

Il Titolare del trattamento è l’Istituto Comprensivo DE AMICIS – MANZONI, rappresentato dal Dirigente Scolastico pro tempore Prof. ROBERTO GRENNA.

I recapiti dell’Istituto Comprensivo DE AMICIS – MANZONI sono:

È stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) che potrete contattare per domande sulla policy e le prassi privacy adottate all’indirizzo e-mail  dpo@art39-gdpr.it

2.2        Finalità del trattamento dei dati personali

Le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali, nonché la base giuridica necessari alla fruizione del servizio scolastico nel suo complesso sono:

  1. I dati personali sono trattati dal personale della scuola nel corso del rapporto con la presente Istituzione Scolastica nell’ambito delle finalità istituzionali, che sono quelle relative all’istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, così come definite dalla normativa vigente che rappresenta la base giuridica del trattamento:
    1. Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016
    2. Lgs 13 aprile 2017, n. 66
    3. Legge 13 luglio 2015 n. 107 e correlati decreti applicativi – tutta la normativa richiamata e collegata alle citate disposizioni
    4. Lgs 12 settembre 2013, n. 104
    5. P.R. 28 marzo 2013, n. 80
    6. Lgs 14 marzo 2013, n. 33
    7. M. 12 luglio 2011 n. 5669
    8. Legge 8 ottobre 2010, n. 170
    9. P.R. 20 Marzo 2009, n.89
    10. P.C.M. 23 febbraio 2006 n. 185
    11. Lgs 15 aprile 2005, n. 76
    12. Lgs 7 marzo 2005, n. 82
    13. Lgs 30 giugno 2003 n. 196
    14. Lgs 26 marzo 2001, n.151
    15. Lgs. 30 marzo 2001 n. 165
    16. i.M. 1 febbraio 2001, n. 44 e norme in materia di contabilità generale dello Stato
    17. P.R. 8 marzo 1999, n. 275
    18. Lgs 16 aprile 1994, n. 297
    19. Legge 5 febbraio 1992 n.104
    20. D. 4 maggio 1925, n. 653
    21. Contratti Collettivi di Lavoro Nazionali ed Integrativi stipulati ai sensi delle norme vigenti)

Sono evidenziate in grassetto le disposizioni inerenti lo specifico settore del trattamento dei dati personali.

  1. Il conferimento dei dati richiesti e il conseguente trattamento sono obbligatori, in quanto previsti dalla normativa citata al precedente punto 1; l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento dell’iscrizione e l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione
  2. I dati personali definiti come “categorie particolari di dati personali” o come “relativi a condanne penali e reati” individuati negli art. 9 e 10 del Regolamento 2016/679 saranno trattati esclusivamente dal personale della scuola, appositamente autorizzato, secondo quanto previsto dalle disposizioni di legge e di regolamento e nel rispetto del principio di indispensabilità dei trattamenti.
    Ai sensi dell’art. 9 del Regolamento la informiamo che “le categorie particolari di dati personali” sono quei dati personali “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”. I dati giudiziari “relativi a condanne penali e reati” sono quei dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale.
  3. I dati appartenenti a “categorie particolari di dati personali” o “relativi a condanne penali e reati” non saranno oggetto di diffusione; tuttavia, alcuni di essi potranno essere comunicati ad altri soggetti pubblici nella misura strettamente indispensabile per svolgere attività istituzionali previste dalle vigenti disposizioni in materia sanitaria, previdenziale, tributaria, giudiziaria e di istruzione, nei limiti previsti dal D.M 305/2006, pubblicato sulla G.U. n°11 del 15-01-07
  4. I dati personali, nei limiti di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e di regolamento e degli obblighi conseguenti per questa istituzione scolastica, potranno essere comunicati a soggetti pubblici (quali, ad esempio, ASL, Comune, Provincia, Ufficio Scolastico Regionale, Ambiti Territoriali, organi di Polizia Giudiziaria);
  5. I dati forniti potranno essere comunicati a soggetti terzi con cui questa Istituzione scolastica ha in essere contratti di servizi finalizzati alla fruizione da parte degli interessati dei servizi stessi. In particolare ad esempio, i dati potrebbero essere messi a disposizione di compagnie assicurative per la predisposizione di polizze assicurative, o ditte erogatrici di servizi mensa, nonché a società che gestiscono i servizi informatici. A tal proposito vi informiamo che nel caso in cui i soggetti terzi in questione trattino i dati in modo continuativo, tali soggetti saranno nominati dalla presente istituzione scolastica, quali responsabili dei trattamenti rispetto ai servizi erogati.
  6. Vi informiamo che rispetto ad attività didattiche attinenti ad attività istituzionali previste all’interno del Piano dell’Offerta Formativa, quali a titolo esemplificativo attività di laboratorio, manifestazioni e competizioni sportive ed eventuali premiazioni, questa Istituzione scolastica potrà pubblicare foto o video sul sito istituzionale e/o sul giornalino della scuola in via temporanea, posto che la pubblicazione di tali materiali sarà effettuata previa acquisizione di liberatoria per la pubblicazione delle immagini e garantita per il tempo necessario alla realizzazione delle finalità per cui gli stessi materiali sono stati raccolti.

Vi informiamo inoltre che sia per informazioni relative alle attività ed iniziative di cui ai punti 6 e 7, che anche ed eventualmente per dichiarare la volontà che le immagini e i video relativi a tali specifiche attività non vengano diffuse, il singolo interessato ha sempre la possibilità di comunicarlo alla scuola, rivolgendosi direttamente al responsabile del trattamento.

3         Come, dove e per quanto tempo vengono conservati i vostri dati?

3.1        Come

Il trattamento dei dati forniti sarà effettuato sia con supporti cartacei che elettronici, da parte di soggetti interni appositamente autorizzati a cui è consentito l’accesso nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che vi riguardano e nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice e delle altre individuate ai sensi del Regolamento.

3.2        Dove

I dati verranno conservati in archivi cartacei, informatici ed elettronici secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID.

3.3        Quanto tempo

I dati vengono conservati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività istituzionali nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali.

4         Diffusione dei dati

L’Istituzione scolastica può comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, dati relativi agli esiti scolastici degli alunni per finalità di orientamento, formazione e inserimento professionale, solo su richiesta degli interessati, secondo quanto disposto dall’articolo 96 comma 1 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

5         Quali sono i vostri diritti?

Con riguardo ai vostri dati avete diritto di:

  • accesso
  • rettifica
  • cancellazione
  • limitazione del trattamento
  • portabilità

È pertanto possibile:

  • ottenere conferma del trattamento operato dall’Istituto Comprensivo DE AMICIS – MANZONI;
  • accedere ai dati personali e conoscerne l’origine, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
  • aggiornare o rettificare i dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
  • cancellare i dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
  • limitare il trattamento dei dati personali per ragioni specifiche inerenti il diritto ad una riservatezza meritevole di tutela.